効率的に仕事を行う秘策

仕事の量が多くサービス残業が多い。燃え尽きそうな福祉職が効率的に仕事する方法

現役福祉職兼心理カウンセラーの資格を持つ篠原です。

今回の記事は「雑用が多く燃え尽きそう」と言う問題です。福祉施設などでは多くの施設が頭を悩ませる内容かもしれません。

 

ぜひ自分の会社に当てはめて一緒に考えていただけたらと思います。

 

太郎さん(仮称)は、障害者通所施設でフロアリーダをしています。
とにかく雑用が多く燃え尽きそうです。通所なので個別支援計画、行事、部下育成など雑用が多く、太郎さんに仕事や情報が回ってきます。とにかく終わりません。サービス残業もかなりしています。

 

その施設での状況やルールが違うため、独自の創意工夫が求められ、それぞれで創意工夫していく必要がありますが根本の問題は同じだと思います。

fukushiくん
fukushiくん
とにかく毎日作業に振り回されている感じ
篠原
篠原
そうですよね。毎日忙しすぎて考える時間もないですよね。

しかし創意工夫するところはたくさんあると思いますので、あなただったらどうするでしょうか?一緒に考えてみて、それを実際のあなたの職場に活かしてください。

なぜ雑用がどんどん溜まってしまうのか?

まずなぜ雑用がどんどん溜まってしまうのか?と言うことですが、大まかにまとめると以下の4つに絞られるのではないでしょうか?

 

  1. 組織の中枢にいる役割に情報が集まる
  2. 会社の考え方や仕組みが自己犠牲的
  3. 雑用の整理整頓をしていない
  4. メンタルの問題

1、組織の中枢にいる役割に情報が集まる

太郎さんのように主任と言う立場やサービス提供責任者、相談員、ケアマネ、サービス管理責任者、管理者などに情報が集められるため、どうしたってそのポジションの人が雑用を抱えやすいと言うのがありますよね。

 

どうしてもそのポジションの人に情報が集まります。

fukushiくん
fukushiくん
情報が多くでパンクしそうになる

 

組織の中枢の立場の人に情報が集まる?
  • 今日職員 Aさんがお子さんが熱を出して休みました。どうしたらいいですか?
  • 利用者のBさんのご家族があの件で怒って話がしたいとのことですが?
  • 他の部署からこの日車をお借りしたいとのことですが? etc

 

また普通の情報に加え、どこに振って良いかわからない問題も降りかかってきます。「何でも屋」になりやすいと言う特徴があります。

組織の中枢の人にどこに振って良いかわからない問題が降りかかってくる?
  • 「電気のソケットが壊れたから直して欲しい」
  • 「トイレの蓋が壊れたから業者に連絡して欲しい」
  • 「車のタイヤ交換をお願いしたい etc

 

fukushiくん
fukushiくん
自分でやったほうが早いからと抱えてしまうことでどんどん雑用が溜まってきてしまう。

 

篠原
篠原
そうですね!たまらないためにも仕組みかやマニュアル化などをして他の職員に振っていく必要がありますね。

 

情報やどこに振って良いかわからない問題が組織に中枢に集められる。
仕組み化やマニュアル化
するなどして他の職員にどんどん振っていくことで減らす工夫になる。

2、会社の考え方や仕組みが「自己犠牲的」

「利用者のため」の名目のもと自己犠牲を強いられる施設や会社です。

  • 福祉や介護はサービス残業など当たり前
  • 利用者様はお客様なのだから職員は滅私奉公するのが当たり前
  • 自己犠牲的に働くのが当たり前

それで職員に過度に負担が行き職員が辞めては利用者のためになりません

fukushiくん
fukushiくん
結局職員が育っても燃え尽きて退職の悪循環

 

篠原
篠原
そうですね。結局は会社がそう言う風に自己犠牲を強いるのは、「自己犠牲が美徳と言う価値観」を利用して安い給料で職員をこき使いたいと言うことが本音でしょう。

 

でも結局退職の悪循環が起きてしまうので、長い目でみたら利用者のためになっていませんね。

自己犠牲が価値観の組織は結局退職の悪循環になり長い目で見ると利用者のためになっていない。

職員が無理なく働ける仕組みを作ることが、長い目で見ると利用者のためになる。

3、雑用や作業の整理整頓していない

自分の部屋でも整理整頓をしないとすぐにものが溜まってしまいます。昔はそれが必要だったかが改めて検討してみると必要のない作業や仕事がたくさんあります。実は利用者や会社のためにもなっていないものも中にはあるのでは?と思います。

fukushiくん
fukushiくん
確かにこれ必要か?と言う作業や書類やイベントがたくさんある 。

 

結構昔からやっていたからやってしまっていると言う作業や書類イベントが結構あります。

 

篠原
篠原
誰かが声を出して「整理整頓しよう」と合図をかける必要があるし、なぜそれがいらないかを検討する必要があります。また他のものやサービスで代替出来ないか?考えてみる必要がありますね。

昔からやっていたからという理由で、あまりためになっていないことをしていることが結構ある。
今その作業が必要か?検討したり、外部のサービスでまかなえないか考えてみる必要がある

4、メンタルの問題「抱え込み癖」「人に任せられない」「自己犠牲」etc

雑用を抱え込んでしまう最大の問題にこのメンタルの問題が絡んできます。

fukushiくん
fukushiくん
なぜ雑用の問題にメンタルなの?

 

篠原
篠原
結局このメンタルを変えないといくら仕組みをいじったところで雑務を抱えこんでしまう人がいるからです!

 

fukushiくん
fukushiくん
どんなメンタル?

 

雑務を抱え込んでしまうこんな性格の癖

  • 抱え込むことで満足を得られる
  • 完璧に物事こなしたい
  • 人に任せられない
  • 自分がやってしまった方が早い
  • 自己犠牲が大事と言う価値観
    etc

このメンタルの人が先ほどのリーダー的な立場や組織の中枢の人であると部下や周りの職員もかえって迷惑してしまいます。こちらは下の5つ目で解説しています。

そもそもサービス残業は重大な法律違反

篠原
篠原
太郎さんはサービス残業をして雑務をこなしているということですが、サービス残業(未払い残業)は労働基準法では重大な法律違反です。

未払い残業はそもそも重大な法律違反

6ヶ月以下の懲役、30万円以下の罰金の罰則の対象になります。当たり前のように黙認している会社や上司には、労働基準監督署などにも訴えることが出来ます。

参考:wikipedia サービス残業

篠原
篠原
そもそも法律違反で会社が潰れてしまっては利用者も職員も行き場所を失ってしまいます。目先の経費削減で利益をあげることが良いのか、長い目で見て職員に働きやすい環境を作ることが良いのか明白ですね

サービス残業は法律違反。目先の経費削減よりも、長い目で見たときには職員にとって働きやすい環境を作ることの方が大事。

 

仕事を抱え込まないための3つの工夫

fukushiくん
fukushiくん
では実際に仕事を抱え込まないための工夫ってどうしたらいいの?
篠原
篠原
3つの工夫があります
仕事を抱え込まないための3つの工夫

  1. 本当に必要か見直す
  2. 任せるものを他の職員に任せる
  3. マニュアルを作り全員で行えるようにする

作業や仕事が本当に必要か見直してみる

本当にこの仕事や作業が必要か一度見直してみる必要がありますよね。結構昔からやっていたからなんとなくやっているということがあります。

fukushiくん
fukushiくん
見直すためのコツは?
篠原
篠原
一度その作業を自問自答してみてはいかがでしょうか?

 

作業を自問自答してみる質問
  • これは必要か?
  • なんのために必要か?
  • 目的は何か?
  • 削れるものはないか?
  • もっと効率よく出来ないか?
  • 外部に任せられないか?
篠原
篠原
もし出来たら職員や上司にも訴えて協力を得られれば良いですね。会議などで訴えていくのもいいですね

作業を見直して、シンプルにしたものを職員や上司に訴えていく。

篠原
篠原
ここで作業をシンプルにする最強のテクニックがあるんです。この方程式を覚えておくだけでとても使えます!

 

ポイントを絞るときに使える最強の法則【パレートの法則、80:20の法則】

篠原
篠原
物事にはポイントと言うのがありますよね?私たちはポイントを絞りこなしています。

例えば試験勉強で言ったら

「過去問」や「参考書の太字の部分」を中心に憶えますよね。決して参考書の端から端までは覚えようとはしません。

それでも大体6割〜8割の点数は取れてしまいませんか?

80:20の法則と呼ばれるものです。

80:20の法則(パレートの法則)

経済学者のヴィルフレド・パレートが発見した法則で多くのものに応用が可能です。

 

 

20%の要因が80%の結果を作っているという法則です。例えば先ほどの例ですと過去問や参考書の太字のところ(要因の20%)試験に受かる(80%の結果)を産みました

fukushiくん
fukushiくん
なるほど〜。わかったようなわからないような。他にはないの?
80:20の法則って?
  • 売上の8割は、全従業員のうちの2割で生み出している。
  • 仕事の成果の8割は、費やした時間全体のうちの2割の時間で生み出している。
  • 故障の8割は、全部品のうち2割に原因がある。etc
篠原
篠原
もともと経済の法則として使われていますがあなたもなんとなく経験則で生活でも良く使っていることと思います。
80:20の法則の例。生活でもよく使っている

急に家に来客が今から30分後に来ることになりました。家の中は散らかっています。あなたはどうしますか?
とりあえず客が来るであろう居間にある散らかっている物を違う部屋に移動し、他の部屋は見えないようにして居間だけを掃除しますよね。

客の為の片付けの要因の2割に集中し、客が最低限不快に思わない8割の結果を生みました

fukushiくん
fukushiくん
うんうんやるやる
篠原
篠原
つまり、物事のポイントを絞るときにはこの80%の結果をもたらす20%要因は何なのか?ということを頭に描くと絞りやすくなります!

物事のポイントを絞るときには80:20の法則で、80%の結果をもたらす20%の要因(ポイント)はどこか?を考えることでポイントが絞りやすくなる

 

人に任せられるものは任せる

人に任せられるものは人に任せましょう。全部とはいかなくても部分でも任せられるものは無いか?と考え任せます。

篠原
篠原
人に任せることで他の職員の成長に繋がります

 

篠原
篠原
しかし頭でわかっていても邪魔をするのがメンタルの問題です
人に任せらないメンタルの問題

  • 人に任せたら悪い
  • 人に断られるのが怖い
  • 人に嫌われたくない
  • 自分がやってしまった方が早い

もし人に任せるときにこんな気持ちになる人は要注意です。

fukushiくん
fukushiくん
そうそう、私もこんな気持ちになる
篠原
篠原
下のメンタルのところが参考になります。

 

マニュアルを作り職員みんなにやってもらう

簡単なマニュアルを作り、職員みんなにやってもらうことことで作業を減らすことができます。

fukushiくん
fukushiくん
マニュアル作りのコツは?
篠原
篠原
小ステップにするとみんなが出来るようになるでしょう
篠原
篠原
ブログのように1〜3と番号をつけるとわかりやすいよ

マニュアル作りの小ステップ化

  1. その作業を細分化する
  2. 番号をつける
  3. 紙に書き出す

雑務をため込まないためのメンタルとその対策

ではここで雑務を溜め込んでしまうメンタルの問題です。

fukushiくん
fukushiくん
いくら組織全体で改善しても結局は職員の性格が雑務を溜め込んでしまう性格だと抱え込んでしまうと言うことですね
篠原
篠原
そうなんですね。特に組織の中枢の立場の人がこれをしてしまうと周りの職員も迷惑してしまいます。その人がいないと現場が回らないなどが起きます。

ここでは雑務を溜め込んでしまう5つのメンタルと言うことであげてみます。

  1. 完璧に物事をこなさいと気が済まない
  2. 物事を自分でこなさないと気が済まない
  3. 雑務を抱えこんでいることで自分が必要とされている自己満足
  4. 人に任せるのが怖い
  5. 自分がやってしまった方が早い

 

完璧に物事をこなさないと気が済まない

雑務を端から端まで完璧にこなさないといけないと言う考え方や気持ちです。完璧主義の人などに多く見られます。

しかし端から端まで完璧にやっては、いくら時間があっても足りません。まずは完璧主義をやめるのが良いと思います。

fukushiくん
fukushiくん
確かに完璧主義な人いるけどなぜ完璧主義になってしまうの?
篠原
篠原
色々なパターンがありますが、自己肯定感が低い人ほど完璧にこなさないとと思ってしまうようです。そんな人は80:20の法則を意識して行うのが良いでしょう。

完璧主義な人は80:20の法則を意識してポイントを絞ることをしましょう。

物事を自分でこなさないと気が済まない

部下や人に仕事を任せればそれだけ早く終わるし教えればそれだけ周りも伸びるですが、それをしない理由になんでも自分で物事をこなさいと気が済まないと言う考え方や気持ちがあります。

自分の思い通りにしたい人の例
  • 細かい作業までいちいち首を突っ込んで口を出してくる
  • 掃除の仕方など自分独自のルールを職員に押し付ける
  • 送迎の道など自分の教えた道で行かないと気が済まない
fukushiくん
fukushiくん
いるいる。もっと他に自分の仕事でやることあるだろう!って言いたくなります
篠原
篠原
そうですね。根本的には「自分の思い通りにしたい」と言う欲求だと思います。これを見直さないと抱えこんでしまいますし、職員が指示待ち人間になるし、職員の想像力ややる気を奪い、どんどん依存してやらなくなってしまいます。

なんでも自分の思い通りにしたいと言う欲求がある人は、職員を指示待ち人間にしてしまい、職員のやる気や想像力を奪っている。職員がどんどん依存してしまいます。
自分の仕事の範囲を明確にし、任せるものは職員に任せることが大事。

 

 仕事を抱え込むことで仕事をしているという自己満足

サービス残業や仕事を抱え込んでしまう心理でそれをすることで「あ〜仕事している」「自分は頑張っている」という自己満足があります。

fukushiくん
fukushiくん
確かに。忙しい時ほどなんか自分が必要とされている感が得られる
篠原
篠原
そうなんです!バタバタ忙しくしている時ほど自分の存在感が高まる感じがするんです。高揚感が得られるますよね。でもこれがある限り雑務を抱え込むことが減りません。

人の分も抱え込んだりやらなくてもいいことをやったりしてしまいます。これでは仕事は増えていくことばかりです。

自分の人生で大事なことはなんなのか?今一度考えてみる必要がありますね。

忙しさ=心を亡くす 

と書くようにまさに心を亡くしている状態。バタバタしている状態は一瞬の自己満足(高揚感)が得られるが、果たしてそれでいいのでしょうか?

 

職員に仕事を振ったりし、雑務を減らし、大事なことを考えたり、早く帰った方が良いのではないでしょうか?

一度落ち着いているときに自分の仕事を振り返えることが大事です。

 

人に仕事を任せるのが怖い

仕事を人に振ったり、任せたりすれば仕事は減るのですが、「人に任せたら悪い」
「人に断られるのが怖い」「人に嫌われたくない」と
いう心理的な理由で出来ないと言うことがあります。

fukushiくん
fukushiくん
これは良くある。なぜか後ろめたい感じがする
篠原
篠原
私を含めほとんどの人がそうですね。これは「人に迷惑をかけたらいけない」などの考え方の癖が強いからでしょう
fukushiくん
fukushiくん
対策は?
篠原
篠原
「伝え方を工夫すること」「仕事を降る=迷惑ではない」と言う考え方の癖を見直してあげれば良いと思います。
仕事を降る=迷惑と言う考え方の癖を見直す
篠原
篠原
仕事を降ることで一瞬相手が迷惑がるかもしれないが長い目でみるとプラスの面もあります。それを意識することです
  • 長い目で見るとその体験で相手に成長の機会や体験を与える可能性になる
  • 長い目でみると組織のためになっている可能性がある
  • 1度断られても、相手も悪いと思い次のお願いを聞いてもらえる

伝え方の工夫をする
篠原
篠原
相手が嫌がるのは仕事を振られることよりもむしろ伝え方でしょう
  • 「この仕事をやれ!」と言われたら誰も良い気がしない
  • 「これがあるんだけどやってみない。これをすることで●●がわかるから」など目的を伝える
  • 「自分が手一杯で手伝ってほしい」→自分が役に立っていると言う気持ちになる
  •  一度断られても、次は受けてくれる可能性がある 

仕事を降ることの「意味づけを変えて」、「伝え方を工夫する」
断られても相手には伝わり、次への布石になる。

恋愛で「相手に思いを伝えた行動」に意味があるのと同様「仕事を降る行動をしたこと」に意味がある

 

自分でやってしまった方が早い

人に教えるよりも自分でやってしまった方が早いという心理ですね。毎日時間で追われる中である程度雑務をこなさないといけませんから人に任せるよりも自分でやってしまうという
気持ちですね。

fukushiくん
fukushiくん
これは良くあります
篠原
篠原
これは「井戸と水道」の話が役にたつと思います
井戸と水道の話

井戸ですと自分で毎回水を組みに行く必要があります。それをやめるには水道を引けばいいのですが、水道だと水道管を通し仕組みを作るまで水が出ません。その年月がかかりますが一度水道が引かれれば多くの労力と時間を削減出来ます。

篠原
篠原
そして!丁寧に教えてくれたと言うことずっと人は覚えていて、いずれあなたの最大の味方になってくれます。
fukushiくん
fukushiくん
確かに。入った頃親切にされたことは覚えているし、悪く扱われたことも良く覚えています。

仕事を丁寧に教えることで水道の仕組みを作るまでが大変だが井戸から水道に変わるように仕事が流れる。

教えた職員もそれを覚えていていずれ味方になってくれる。

篠原
篠原
多くの仕事を抱え込んでしまうメンタルに共通することは承認欲求(がほしい)ですね。自己肯定感をあげる取り組みが役にたちます。 下記の記事が参考になります。

 

人間関係で悩んでいるのならまずはメンタルを鍛えよう。自信がない人が人間関係に振り回されにくくなる究極の極意 現役福祉職兼心理カウンセラーの資格を持つ篠原(@masayukishino8)です。 介護や福祉の職場で大変なのが人間関係...

まとめ 燃え尽きないために創意工夫をしよう

介護や福祉の職場では労働基準法を無視したり、「利用者のため」という自己犠牲的な価値観を押し付けられて、自己犠牲的に仕事をしている人も少なくないですよね。

私たちは日々創意工夫が必要ですが、まずは自分のメンタルや考え方を見直すということが必要ですね。そして同時にサービス残業をなくすなど職場や上司に訴えていく必要がありますね。

雑務を溜め込み燃え尽きないために

✅「自分は自己犠牲はしない」「雑務をこなすことでの存在誇示をやめる」など、まずはメンタルや考え方を見直す

✅会社や上司にもサービス残業は違法で改善するよう訴える。業務削減のために現状を訴えたりどうすれば良いか提案をしていく