効率的に仕事を行う秘策

【検証】情報量がたくさんある福祉の事業所でビジネスチャットツールを活用してみた

この記事の目的

☑️情報量が多い福祉事業所でビジネスチャットツールを使ってみた結果を検証することを目的とした記事です。

☑️2020年6月からどうなったか随時更新していきます。

篠原です。

今回のコロナ騒動で「テレワーク」などが注目されました。テレワークの際特に使われたツールとして「ズーム」や「スラック」などのビジネスチャットツールやウエブ会議ツールが使われました。

 

近畿大学でも全学生にスラックが導入されたとか。

テレワークなどで使えるとして多くの企業でビジネスチャットツールやウエブ会議ツールが活用されています。

篠原
篠原
コロナの前から、なんとか福祉事業所の多くの問題を解決するためにビジネスチャットツールを福祉事業所に活用できないか考えていました。

しかもテレワークでツールが注目されたので2020年4月の会議で提案し導入を試みました。

今福祉事業所で起きている多くの問題がビジネスチャットツールで改善されると思っていましたが、なかなかビジネスチャットツールってわかりませんよね。

fukushiくん
fukushiくん
lineはプライベートで使っていますが、ビジネスチャットツールは使ったことありません。

なかなか福祉の仕事をしているとオンラインのツールに対して若い人ならともかく年配の方には理解されません。

篠原
篠原
無理かなーと思っていたらちょうどテレワークで注目されたので「ここだ!」と思い提案しました。

今回のこの記事は2020年4月のビジネスチャットツール導入を提案してからの検証記事であり、今度はどうなるかわかりません。

しかしこれを検証することで今後福祉事業所の働き方に影響すると思い書かせてもらいました。

  1. そもそもビジネスチャットツールとは?
  2. なぜ福祉事業所の多くの問題がビジネスチャットツールで解決すると思ったのか?
  3. 会議で導入を試みた結果
  4. その後の検証

そもそもビジネスチャットツールとは?

そもそもビジネスチャットツールとはなんでしょうか?

  • slack(スラック)
  • chatwark(チャットワーク)
  • LINE WORKS(ラインワークス)など

ビジネスチャットツールとLINEとの違いは?

LINEは多くの方が使っているので想像しやすいですよね。

fukushiくん
fukushiくん
ビジネスチャットツールってLINEとはどう違うの?
篠原
篠原
LINEに近いですが多くの機能でLINEとは違います。

LINEとビジネスチャットツールの違いを篠原的に解説すると

LINE ビジネスチャットツール
スマホだけ PCやスマホ両方
画像ファイルのみ 画像だけでなくofficeファイルやPDFもOK
プライベートと公私混同しやすい ログイン式なので公私混同しにくい
辞めたい人の管理不可能 有料版なら辞めたい人の管理可能
無料 無料から試せ有料版に以降できる
篠原
篠原
LINEの機能にPCからもスマホからも使えて、色々なファイルも送れて公私混同しないツールということです。
fukushiさん
fukushiさん
良さそうですね。

なぜ福祉事業所の多くの問題がビジネスチャットツールで解決すると思ったのか?

情報量が多い居宅介護事業所

篠原
篠原
私は居宅介護事業所に勤めているのですがとにかく情報の量が多いのです。

実際の仕事はこちら。

現役サ責がお伝えする、サービス提供責任者の実情は?サ責にお勧めの人は? こちらの記事は下記の記事を踏まえての記事なので下記を読んでからこの記事を読まれることをお勧めします。 ht...
  • 2、3日休んだら机の上は紙のメモで埋まるぐらい情報が多い
  • 紙のメモって事務所に行かないと見られない。
    (移動が多い仕事なのでいちいち事務所に行かないと情報が見れなかった。時間ロスが結構あった。)
  • メモだとログとして残らない
  • 常勤職員の誰に言って誰に言わないかわからない
  • 常勤職員の大まかな動きはわかるが、具体的にどこにいて何をしているかわからない。
  • 常勤職員で簡単なことでも話し合う時間がなかなか取れない
  • 移動時間も多く隙間時間を使えばもっと効率よく多くのことが処理できる
篠原
篠原
ビジネスチャットツールならこの問題が解決すると思いました。

さらに先を見越すと福祉でもテレワークが実現可能に?

チャットツールをいずれ使いこなすことが出来ればさらにこんなことが出来ると思います。

篠原
篠原
何よりビジネスチャットツールと電話さえあれば福祉事業所でもプチテレワークが可能と思いました。

福祉や介護ではテレワークは無理と思いますが、私のようなサ責になると半分が事務の時間です。この事務は家でも可能なのでは?と思いました。今日はテレワークの日というものを作れれば体力も温存できますし、次回コロナみたいなことが起きても通勤せずにある程度の仕事がこなすことができます。

 

反対される可能性が大きいので導入される方向に導くよう会議に一工夫した結果。

篠原
篠原
新しいものを導入する際は反発が激しいと予想していたのでちょっと戦力を練りました。

特に若い人は飲み込みが早いので良いですが、オンラインに慣れていない年配の職員を説得するのは一苦労です。まずは予想されるであろう反発をあげました。

予想されるであろう反発
  • そんなものに意味がない
  • スマホを使いたいくない
  • 公私混同する
  • 情報もれ
  • とにかく不安
篠原
篠原
上記の反論を考えました。
予想されるであろう反発の反論
  • そんなものに意味がない→問題点をあげる
  • スマホを使いたいくない→ビジネスチャットワークはPCでも出来る
  • 公私混同する→LINEではなくビジネスチャットツールならしない
  • 情報もれ→ビジネスチャットツールのセキュリティの設明
  • とにかく不安→無料から試して●ヶ月やって検証してみましょう
篠原
篠原
これを踏まえ下記の4つのポイントでワードにまとめました。
導入されるよう会議でとった戦略
  1. 問題点をあげる
  2. 問題を解決するツールが「ビジネスチャットツール」
  3. まずは無料から試せるので1ヶ月だけでもやってみよう

 

1、問題点をあげる

篠原
篠原
いきなりビジネスチャットツールと言うと反発があるのでまずは上にあげた問題点から入りました。
あげた問題点は?
  • メモの量が多い
  • メモだと事務所に行かないと見れないタイムラグ
  • メモだとログとして残らない
  • 誰に言って誰に言わないかわからない
  • 移動時間も多く隙間時間を使えばもっと効率よく多くのことが処理できる?
篠原
篠原
これを解決する手段が「ビジネスチャットツール」ですと伝えました。

2、問題を解決するツールが「ビジネスチャットツール」

篠原
篠原
LINEは皆さん使っていましたのでLINEとの機能比較をしました。
ビジネスチャットツールの説明
  • LINEみたいに集団で伝えることができる
  • ログが残る
  • スマホでも出来るし、パソコンでも出来る。スマホを使いたくない人はパソコンで。
  • officeファイルも使える
  • ログイン式だから仕事の時にログインすれば公私混同しない
  • セキュリティも強いと言う説明
  • 個人情報の不安なら個人名を「篠原さん」を「篠○さん」とすればいい。
篠原
篠原
理屈はわかってもなんとなく不安と言うためにまずは○ヶ月試してみようと最後に伝えました

3、まずは無料から試せるので○ヶ月だけでもやってみようと伝えた

篠原
篠原
とにかくやってみないとわからないのでまずは○ヶ月やってみてよければ続けましょう。意味なければ辞めましょう。と伝えました。

その結果導入が決まりました。最後まで篠原が責任を持ってスマホやオンラインが不得意な人のために設定など助けました。

その後導入した結果の検証

4月の会議で導入が決まり、設定で5月の中旬ぐらいからようやく始まり、2020年6月1日現在今も運用されています。

篠原
篠原
今後どうなるか検証していきます。

☑️今後この記事で、ビジネスチャットワークを福祉事業所で活用した結果どうなったか書いていきます。